GDPR herätti monet toimijat miettimään syvemmin asiakastietojen käsittelyä ja hyödyntämistä. Hienoa, että asetus aidosti toimii, eikä ole vain sanahelinää ja sähköpostiin tulvivia vahvistusviestejä.
Asiakastiedot mökkivuokrauksessa
Mökkivuokraustoiminnassa kertyy väistämättä henkilötietoja. Vähintään Matkustajailmoitusten verran, todennäköisesti myös sähköpostiin, missä ainakin osa yhteydenpidosta vieraiden kanssa käydään ennen vierailua.
Asiakastiedot ovat tehokkaan ja tuottavan mökkivuokraustoiminnan perusta. Hyvää asiakaspalvelua ei voi toteuttaa, jos hapuilee pimeässä.
Sinun tulee tuntea vieraasi.
Intuition ja muistin varassa vieraita on vaikea palvella erinomaisesti. Vieraat ovat erilaisia tarpeineen ja toiveineen.
voiko säilyttää mökin vuokranneiden yhteystietoja?
– Päivi, Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaselosteen tilaaja
Voi, ja kannattaakin. Asiakassuhde muodostaa vahvan perusteen säilyttää asiakastietoja. Kunhan asiakastiedot on järjestetty ja säilytetään GDPRn mukaisesti, ei ole mitään estettä olla säilyttämättä. Sen sijaan löytyy monia perusteita niiden säilyttämiselle ja hyödyntämiselle.
Ennakoivaa toimintaa
Erinomainen asiakaspalvelija ei pelkästään tyydy reagoimaan asiakkaan tarpeisiin ja reaktioihin vaan ennakoi ne.
Hyvässä asiakaspalvelussa mietitään jo etukäteen, mitä asiakas saattaisi tarvita. Pohditaan ja varaudutaan jo ennakkoon. Miten varautua, jos ei muista tai tiedä, mitä on odotettavissa? Siksi on tärkeää kysyä jo etukäteen vieraan toiveista ja odotuksista.
Ja jos vieras tulee uudelleen, on erinomaista asiakaspalvelua muistaa hänen aiemmat toiveensa. Huomioida juuri hänet. Toiveineen, tarpeineen, palautteineen päivineen.
Mökkivuokrauksen seuraavalla tasolla toiminta ei ole pelkästään reaktiivista, yhteydenottoihin vastailua ja tilanteisiin reagointia. Toiminta on proaktiivista, ennakoivaa. Niin asiakaspalvelultaan ja markkinoinniltaan kuin käytännön toimien ja kehittymisenkin kannalta.
Ollaan koko ajan päivittäistä tilannetta muutama askel edellä.
Hyvä asiakastietojärjestelmä on ennakoivan ja suunnitelmallisen mökkivuokrauksen tärkeä tukipilari. Olennaista on, että sinulla on saatavillasi tiedot toimintasi tueksi. Vieraasi yhteystiedot, vierailun tiedot, kiinnostuksen kohteet – kaikki, mitä tarvitset palvellaksesi häntä yhä paremmin.
Turvatusti ja hallitusti.
Asiakastiedot järjestykseen, talteen ja hyötykäyttöön
Niin kauan kun yhteydenpito on levällään lapuilla, koneella, sähköpostissa ja papereissa, yhteydenpidosta saatava asiakastieto on hajanaista, järjestäytymätöntä ja soveltavan käytön kannalta melko tehotonta.
Kun mökkivuokrauksen haluaa viedä seuraavalle tasolle, tehostaa ja kehittää toimintaa, ei kannata luottaa pelkästään muistin toimintaan. Eikä tietoja saa säilyttää hajallaan tai suojaamatta, kuten GDPR meitä ohjeistaa.
Miten aloitan, tietoja sähköpostissa ja kansiossa?
– Peter, Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaselosteen tilaaja
On usein kannattavaa yhdistää väline, jolla vieraisiin ja potentiaalisiin vieraisiin pidetään yhteyttä ja paikka, jossa heistä säilytetään tietoja. Suosittelen lämpimästi MailChimpiä, jota käytän itsekin.
Mailchimp on monipuolinen apuväline
Mailchimp on markkinointijärjestelmä, jota voi käyttää sähköpostien ja uutiskirjeiden lähettämiseen ja toimii lisäksi asiakkuudenhallintajärjestelmänä. Voit kohdentaa viestejäsi ja lisätä yksilöiviä tietoja lähes rajattomasti.
Turvallisen sähköpostin tallennus- ja lähetysominaisuuden lisäksi voit hyödyntää sitä monipuolisesti asiakastietojen käsittelyssä.
Pystyt lisäämään haluamiasi ja tarvitsemiasi tietoja, luokittelemaan, ryhmittelemään ja päivittämään. Pystyt kohdentamaan viestisi juuri sille ryhmälle, jonka haluat tavoittaa.
Voit jaotella vieraat VIPeihin tai exclusiveihin ja käyttää tätä sekä asiakaspalvelun että vierailun tehostamisen keinona kertomalla tästä oikein.
Voit kirjoittaa itsellesi ylös, mitä lisäpalveluita vieraasi halusi hyödyntää viime kerralla. Oliko perheen äiti allerginen sipulille? Pitivätkö he pyöräilystä ja vuokrasivat pyörät pyöräilykarttoineen? Koska he olivatkaan vieraina?
Tehokkuutta toimintaasi asiakastietoja hyödyntämällä
Asiakas- ja markkinointirekisterejä voi hyödyntää monella tavalla. Ennen kaikkea ne ovat avain tehokkaampaan ja tuottavampaan toimintaan ja erinomaiseen, ennakoivaan asiakaspalveluun.
Mailchimp on myös GDPRn mukainen työkalu. Sen valmiiden linkkien avulla rekisteröidyt voivat pyytää esimerkiksi tulla poistetuksi listalta koska tahansa.
Mailchimp on englanninkielinen. Oleellisten peruskäsitteiden ja toimintojen haltuunotto nopeasti ja sujuvasti itsekseen opettelemalla voi olla haastavaa. GDPRn mukainen toiminta edellyttää kuitenkin osaamista, jotta asetuksen henki täyttyy.
Siksi suosittelenkin lämpimästi Mailchimpin syväosaajan, Oppilan Taina Norhan Mailchimp -kurssia. Taina on pätevä ja kokenut kouluttaja. Hänen opeillaan saat taatusti nopeasti Mailchimpin haltuusi.
Asiakastiedot ovat toimintasi valttikortti. Niitä oikein käyttämällä ja hyödyntämällä voit tehostaa mökkivuokraustasi ja viedä sen seuraavalle tasolle.
Mailchimp-kurssi, johon artikkelissa olevat linkit ohjaavat, on yhteistyölinkki: olen valinnut Oppilan Taina Norhan hänen taitavan kouluttamisensa ja Mailchimpin syväosaamisensa ansiosta yhteistyökumppanikseni.
Mitä ajatuksia ja tunteita kirjoitus sinussa herätti? Olisi mahtavaa, jos kertoisit niistä, vaikkapa alla olevissa kommenttikentissä! Entä arveletko, että kirjoituksesta olisi apua tai hyötyä jollekin toiselle(kin)? Välitä välittämällä.
Yksi vastaus artikkeliin “”