Lukijan kysymys: Rekisteri hyötykäyttöön

Rekisteri henkilö- ja markkinointiyhteystiedoista on henkilötietolain säätelemää. Toteuta ja hyödynnä sitä oikein!

---

Meillä on aika paljon yhteystietoja vanhoilta vierailta kerättynä. Miten niitä saisi käytännössä hyödynnettyä esim markkinoinnissa?
– Matti, Mökkivuokraajan kirjeen lukija

Erinomaista, että teillä on tallessa vieraiden yhteystietoja.

Unelmavieraasta kirjoittaessani sivusinkin jo alustavasti asiakkaiden yhteystietojen keräämistä, luokittelua ja niiden hyödyntämistä.

Kannattaa muistaa, että mikä tahansa tämän tyyppinen ”säilö” muodostaa henkilörekisterin, kun se sisältää henkilötietoja eli

kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.
(Henkilötietolaki)

Henkilörekisteri

Henkilörekisteriin saa kerätä vain toiminnan kannalta olennaista tietoa. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.

Henkilörekisterillä pitää olla myös nimetty rekisterinpitäjä, joka toimii rekisterin yhteyshenkilönä ja on vastuussa rekisteristä, sen sisällöstä ja riittävästä salassapidosta.

Rekisterinpitäjän on lain mukaan laadittava

rekisteriseloste, josta täytyy selvitä

• rekisterin käyttötarkoitus
• kerättävät tiedot
• henkilötietojen tietolähteet
• rekisterin suojaus
• rekisterinpitäjän yhteystiedot.

---

Saattaa kuulostaa vaivalloiselta mutta vaivannäkö kannattaa. Esimerkiksi markkinointiin sekä asiakas- että markkinointirekisterit ovat erinomaisia apuvälineitä.

Rekisteri asiakkaista hyötykäyttöön

Tyytyväinen ja toivottu vieras palaa paljon todennäköisemmin mökillesi, kun muistutat häntä mökkisi olemassaolosta.

Voit lähettää ennen varsinaista buukkausbuumia vieraasi sähköpostiin viestin, jossa kerrot hieman mökkisi (ja kenties alueen) kuulumisia, tulevia tapahtumia ja muita seikkoja, jotka voisivat vierasta kiinnostaa. Viestiin kannattaa laittaa varauksen yhteystiedot ja tarvittaessa myös ohjeet varauksen tekemiseen, jotta postin lukija osaa ja voi suoraan reagoida viestiisi.

Älä lähetä liian tiuhaan viestejä, mutta älä myöskään liian harvoin. Ennakoi. Toimi ennen kuin varauksia tulee turhan harvakseltaan.

Varmista, että viestissäsi on tieto, miten sähköpostiosoite on saatu sekä mahdollisuus poistua postituslistalta.

Useimmat tavalliset sähköpostiohjelmat menevät jumiin yrittäessäsi lähettää enemmän kuin kymmenelle vastaanottajalle viestiä samalla kertaa. Välttyäksesi turhalta näpyttelyltä kannattaa hyödyntää ohjelmia, jotka on tarkoitettu markkinointiin. Esimerkiksi MailChimpin ilmaisversiolla pääsee jo pitkälle.

Rekisteri markkinoinnin apuna

Usein erilaisten tapahtumien, kilpailujen tai muiden yhteydenottojen myötä kerääntyy yhteystietoja myös sellaisista henkilöistä, jotka eivät ole olleet mökkisi vieraina.

Koska heille mökkisi ei ole samalla tavalla tuttu kuin jo siellä vieraina olleille, kannattaa sähköpostin sisältö olla erilainen näille kahdelle erityyppiselle ryhmälle lähetettäessä.

Erilaiset yhteystietoryhmät kannattaa pitää omina postituslistoinaan tai ainakin ryhmitellä niin, että sinun on helppoa lähettää erilaiset viestit eri joukkioille.

Muuta kuin sähköpostia?

Monelle tulee sähköpostia enemmän kuin riittävästi ja viestisi saattaa klikkautua postilaatikon roskakoriin ilman sen syvempää sille uhrattua ajatusta. Tätä välttääksesi muista kertoa aidosti hyödyllistä tietoa viestissäsi ja tuo se julki jo otsikossa. Sen lukija näkee ilman, että viestiä tarvitsee edes avata.

Voit kuitenkin myös testata muitakin yhteystietojen hyödyntämisväyliä.

Perinteinen kirje on nykyään niin harvinainen, että se luetaan varmasti. Tai kenties kortti joulun alla? Ehkäpä jopa joku pieni lahja aivan parhaille vieraillesi? Miten mieluisa yllätys!

Muistathan, että matkustajailmoituksen osoitetietoja ei saa käyttää markkinointitarkoituksiin, ellei vieras ole erikseen ruksinut siihen lupaa.

---

Yhteystietojen hyödyntäminen markkinoinnissa on erinomainen keino

lisätä mökkivuokraustoiminnan tuottavuutta.

Asiakastiedot ovat toimintasi valttikortti. Niitä hyödyntämällä ja käyttämällä voit tehostaa mökkivuokraustasi ja viedä toiminnan seuraavalle tasolle.

Säilytät asiakkaittesi tietoja lain hengen mukaisesti mutta mitä niillä sitten tehdään? Asiakastietoja voi hyödyntää mökkivuokrauksen kehittämiseen, markkinointiin, asiakaspalveluun ja tuottavuuden lisäämiseen.

”Miten aloitan, tietoja sähköpostissa ja kansioissa?”, kysyi Peter tilatessaan Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaselostepohjaa. Hän ei ole yksin tilanteessaan. Monella on asiakastietoja hajanaisissa paikoissa, eikä niitä saa hyödynnettyä tehokkaasti.

Suosittelen lämpimästi MailChimpiä. Se on ilmainen, monipuolinen markkinointijärjestelmä, jota voi käyttää sähköpostien lähettämiseen ja asiakkuudenhallintajärjestelmänä. Hyödynnä sitä esimerkiksi

• Yhteystietojen säilyttämiseen
• Vieraiden yöpymisten rekisteröintiin
• Käytettyjen lisäpalveluiden listaamiseen
• Saatujen palautteiden tallentamiseen
• Vieraiden jaotteluun ja luokitteluun
• Viestien kohdentamiseen.

MailChimpin monipuoliset, englanninkieliset ominaisuudet voivat tuntua aluksi haasteellisilta ottaa haltuun itse. Suosittelenkin lämpimästi osaavan kouluttajan, MailChimpin syväosaajan Oppilan MailChimp-kurssia.

Kurssin avulla opit heti hyödyntämään järjestelmää tehokkaasti eikä aikaasi tai energiaasi tuhlaannu turhaan ihmettelyyn.