Matkustajailmoitus

Mökin vuokraamisessa on vain muutamia lakisääteisiä velvollisuuksia. Matkustajailmoitus on niistä yksi.

”Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus).” Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta, 6§.

Vieraita vastaanottaessasi sinun tulee täytättää yhdellä vieraistasi matkustajailmoitus ja tarkistaa allekirjoittajan henkilöllisyys virallisista henkilöpapereista (ajokortti, passi, kuvallinen henkilötodistus).

Sinä itse täytät matkustajailmoituksen loppuosan. Se kannattaa täyttää vaikka jo ennakkoon, niin vieraatkin näkevät valmiiksi, minkälaisesta majoitustoiminnasta on kyse.


Toisinaan kuulen perusteltavan, ettei matkustajailmoitusta tarvitse täytättää vierailla, jos ”vuokraustoiminta ei ole ammattimaista” tai että ”toiminta on satunnaista”. Kriteerinä matkustajailmoituksen täyttämiselle ei kuitenkaan ole esimerkiksi yrityksen kautta toiminnan pyörittäminen. Vaikka rajanveto ammattimaisen ja satunnaisen toiminnan välillä voi olla vaikeaa, lain mukaan olennaista on, että toiminnalla tähdätään taloudelliseen tulokseen. Käytännössä siis aina, jos perit vuokraa majoituksesta.


 

Vaikka paperin täyttämisen valvominen ja allekirjoituttaminen saattaa vaikuttaa nololta epäluottamuslauseelta vieraita kohtaan, älä ajattele sitä niin. Et hoitaisi lakisääteisiä majoittajan velvollisuuksiasi, jos et huolehtisi asianmukaisesta paperityöstä.

Matkustajailmoitus on myös erittäin tärkeä oikeusturvasi kannalta. Mikäli mökillesi tapahtuisi jotain ja vieraat kiistäisivät siellä koskaan olleensakaan, matkustajailmoituksella pystyt osoittamaan heidän vierailleen siellä ilmoituksessa mainittuna ajankohtana ja tämän omakätisesti vielä allekirjoittaneensa.

Täytettyjen matkustajailmoitusten säilytykseen kohdistuvat sekä majoitus- ja ravitsemistoimintaa säätelevän lain että henkilötietolain velvoitteet. Määriteltyjä säilytysaikoja tulee noudattaa. Paperien säilytys tulee hoitaa suojatusti niin, että niitä pääsevät tarkastelemaan vain tietyt, perustellut henkilöt, jotka on tarvittaessa erikseen henkilötietosuunnitelmassa mainittu. Paperit tulee hävittää turvallisesti tämän ajan kuluttua.

”Majoitustoiminnan harjoittajan on säilytettävä matkustajailmoitukset ja -tiedot yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Matkustajarekisterissä olevat matkustajatiedot on säilytettävä yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin sovelletaan kuitenkin, mitä henkilötietolain 29 §:ssä säädetään.”

Matkustajailmoituksessa on myös kohta tietojen käytöstä markkinointiin. Mikäli vieras ei erikseen ruksita kieltoa tietojen käytöstä, saat otettua talteen nimen ja sähköpostin esimerkiksi mökkisi markkinoinnin sähköpostilistalle.

Huomioithan myös, että Matkustajailmoitukset ovat tietosuojalain alaisia ja muodostavat osaltaan henkilötietorekisterin. Ne tulee mainita myös toimintasi tietosuoja- ja rekisteriselosteessa.

Matkustajailmoituksen tietoja voi ja kannattaa hyödyntää mökkisi käyttötietojen tilastointiin. Kuinka monta vierasta oli kerrallaan? Vähintään, enintään, keskimäärin? Näin pystyt ennakoimaan tulevaa ja varautumaan oikein. Pystyt myös seuraamaan erilaisia muutoksia ja trendejä mökkivuokrauksessasi.

Kuinka monta vuokrattua päivää vuodessa? Tätä tietoa tarvitset vähintään henkilöveroilmoituksen täyttöön, mutta tieto on tarpeellinen myös esimerkiksi mökkisi käyttöasteen seurannassa ja mökkivuokrauksesi tavoiteasetannassa.

Henkilörekisterissä voidaan henkilötietoja säilyttää niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta, ellei säilytysajoista ole erikseen säädetty.

Henkilötietolain 9 §:n 2 momentin mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava tarpeettomaksi käyneiden yksittäisten henkilötietojen poistamisesta ja vanhentuneiden henkilötietojen korvaamisesta ajantasaisilla henkilötiedoilla sellaisissa henkilörekistereissä, jotka ovat edelleen tarpeellisia rekisterinpitäjän toiminnan kannalta.

Ilmaisen matkustajailmoituspohjan löydät täältä. Ilmoituksen tiedot ovat suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja saksaksi.

Vastaako tämä matkustajailmoitus tarpeitasi?

Haluatko varmasti joka kerta ennen vieraittesi vastaanottamista täyttää käsin omat ja yrityksesi tiedot?

Entä visuaalinen puoli: kaipaisitko jokaisen vieraan näkemään dokumenttiin kenties erilaista fonttia tai muuta ulkonäköä? Yrityksesi tai mökkisi logoa?

Voit askarrella matkustajailmoituksen itsekin. Huomioithan silloin, että kaikki ilmoituksessa olevat kohdat tulee löytyä.

Voit myös ostaa suoraan muokattavat pohjat täältä.

Esitäytetty matkustajailmoitus

Valitsit toimia niin tai näin, varmista, että vieraasi täyttävät matkustajailmoituksen!


Mitä ajatuksia sinulla heräsi luettuasi tämän kirjoituksen? Voit kertoa niistä vaikkapa kirjoituksen alla olevaan kommenttikenttään. Entä arveletko, että jonkun muunkin olisi syytä tietää matkustajailmoituksesta tämän kirjoituksen verran? Kiitos, että autat ja hyödynnät siinä tekstin jakomahdollisuutta!

Facebook Comments

5 vastausta artikkeliin “Matkustajailmoitus”

Vastaa