Mökin vuokraamisessa on vain muutamia lakisääteisiä velvollisuuksia. Matkustajailmoitus on niistä yksi.
”Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus).” Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta, 6§.
Vieraita vastaanottaessasi sinun tulee täytättää matkustajailmoitus yhdellä vieraistasi.
(Matkustajailmoitus tunnetaan toisinaan myös nimellä matkustajakortti, suorana suomennoksena sen englanninkielisestä termistä passenger card.)
Yleensä sama henkilö, joka on sopinut kanssasi vierailun yksityiskohdat eli vierailun yhteyshenkilö täyttää matkustajailmoituksen, mutta täyttäjänä voi olla kuka tahansa vieraistasi, kunhan hän on täysi-ikäinen. Allekirjoituksellaan hän vahvistaa tietojen oikeellisuuden.
Sinun tulee tarkistaa allekirjoittajan henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta ja varmistaa, että matkustajailmoitukseen täytetty henkilöllisyystodistuksen numerosarja ja muut tiedot täsmäävät.
Sinä itse täytät matkustajailmoituksen loppuosan. Se kannattaa täyttää jo etukäteen, ettei sinun tarvitse ruveta täyttämään sitä vieraita vastaanottaessasi. Sillä et kai edellytä vieraasi allekirjoittavan tyhjää paperia? Näin vieraasi näkevät myös siitä valmiiksi majoitustoimintasi tiedot.
Älä ota turhaa riskiä. Huolehdi matkustajailmoituksesta.
Toisinaan kuulen perusteltavan, ettei matkustajailmoitusta tarvitse täytättää vierailla, jos ”vuokraustoiminta ei ole ammattimaista” tai että ”toiminta on satunnaista”.
Kriteerinä matkustajailmoituksen täyttämiselle ei kuitenkaan ole esimerkiksi yrityksen kautta toiminnan pyörittäminen.
Vaikka rajanveto ammattimaisen ja satunnaisen toiminnan välillä ei ole täysin yksiselitteistä, lain mukaan olennaista on, että toiminnalla tähdätään taloudelliseen tulokseen.
Käytännössä siis aina, jos perit vuokraa majoituksesta.
Ja vaikka esimerkiksi alkuvuodesta toimintasi ei täyttäisikään kaikkia ammattimaisen majoitustoiminnan kriteereitä, loppuvuodesta tilanne saattaa jo olla toinen. Jälkikäteen matkustajailmoituksen täytättäminen on varsin haastavaa.
Älä arvo suotta. Huolehdi matkustajailmoitus kuntoon. Ole ammattimainen.
Tunteet matkustajailmoituksen täyttämishetkellä
Toisinaan saan kyselyitä matkustajailmoituksen täyttämisestä ajatuksena ”se vaikuttaa epäluottamuslauseelta vieraita kohtaan”.
Oletko huomannut, että allekirjoitat jonkun paperin aina kun kirjaudut hotelliin? Samasta ilmoituksesta siinäkin on kyse. Vieraasi tuskin ovat ensimmäistä kertaa yöpymässä muualla kuin omassa kodissaan. He ymmärtävät kyllä.
Vaikka paperin täyttämisen valvominen ja allekirjoituttaminen saattaisi vaikuttaa aluksi nololta, älä ajattele sitä niin. Sillä muista: et hoitaisi lakisääteisiä majoittajan velvollisuuksiasi, jos et huolehtisi asianmukaisesta paperityöstä.
Matkustajailmoitus on erittäin tärkeä dokumentti myös oikeusturvasi kannalta.
Mikäli mökillesi tapahtuisi jotain ja vieraat kiistäisivät siellä koskaan olleensakaan, matkustajailmoituksella pystyt osoittamaan heidän vierailleen siellä ilmoituksessa mainittuna ajankohtana ja tämän omakätisesti vielä allekirjoittaneensa.
Matkustajailmoitusten säilytys ja arkistointi
Täytettyjen matkustajailmoitusten säilytykseen kohdistuvat sekä majoitus- ja ravitsemistoimintaa säätelevän lain että henkilötietolain velvoitteet.
”Majoitustoiminnan harjoittajan on säilytettävä matkustajailmoitukset ja -tiedot yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Matkustajarekisterissä olevat matkustajatiedot on säilytettävä yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin sovelletaan kuitenkin, mitä henkilötietolain 29 §:ssä säädetään.”
Määriteltyjä säilytysaikoja tulee noudattaa.
Paperien säilytys tulee hoitaa suojatusti niin, että niitä pääsevät tarkastelemaan vain tietyt, perustellut henkilöt, jotka on tarvittaessa erikseen henkilötietosuunnitelmassa mainittu.
Matkustajailmoituspaperit tulee hävittää turvallisesti määräajan kuluttua.
Henkilökohtaisia tietoja sisältävien papereiden hävittämisessä on tärkeää, ettei arka materiaali päädy vääriin käsiin.
Hävitä matkustajailmoitukset lakisääteisen säilytysajan jälkeen turvallisesti. Voit silputa ne esimerkiksi paperisilppurilla tai polttaa ne turvallisesti. Kolmas vaihtoehto on jätehuoltolaitosten tietosuojapaperien vastaanotto. Varmista, ettei papereista jää ehjäksi mitään kohtaa, josta henkilötietoja olisi mahdollista kaivaa.
Huomioithan myös, että Matkustajailmoitukset ovat tietosuojalain alaisia ja muodostavat osaltaan henkilötietorekisterin. Ne tulee mainita myös toimintasi tietosuoja- ja rekisteriselosteessa.
Matkustajailmoituksen tietojen hyödyntäminen
Matkustajailmoituksen tietoja voi ja kannattaa hyödyntää esimerkiksi mökkisi käyttötietojen tilastointiin ja vuokraustoimintasi lukujen seurantaan.
- Kuinka monta vierasta oli kerrallaan?
- Vähintään, enintään, keskimäärin?
- Aikuisia, lapsia?
- Pareja, sinkkuja?
- Näin pystyt ennakoimaan tulevaa ja varautumaan oikein. Nämä tiedot auttavat sinua hahmottamaan mökkisi kohderyhmää ja tarkentamaan unelmavieraitasi. Ovatko mökkisi mukavuudet ja palvelut hyvin mitoitetut ja kohdistetut? Mitä tarkemmin tiedät ja tunnet vieraasi, sitä paremmin pystyt heitä palvelemaan. Lukuja ja tietoja seuraamalla pystyt myös havaitsemaan erilaisia muutoksia ja trendejä mökkivuokrauksessasi.
- Kuinka monta vuokrattua päivää vuodessa?
- Tätä tietoa tarvitset vähintään veroilmoituksen täyttöön (täältä voit lukea tarkemmin, miten huomioit vuokraus- ja tyhjilläänoloajan sekä muut tiedot verotuksessa).
- Tieto on tarpeellinen myös esimerkiksi mökkisi käyttöasteen seurannassa ja mökkivuokrauksesi tavoiteasetannassakin. Käyttöaste on erittäin käytännöllinen luku kertomaan mökkivuokraustoimintasi tehokkuudesta.
Asiakasrekisteri on asia erikseen.
Matkustajailmoitukset muodostavat oman rekisterinsä. Varmista, että sinulla on vieraistasi tarvittavat tiedot toimintasi turvaamiseen ja kehittämiseen Asiakasrekisterissä.
Asiakastiedot ovat tehokkaan ja tuottavan mökkivuokraustoiminnan perusta. Voit lukea toimivasta ja tehokkaasta asiakasrekisteristä täältä.
Henkilörekisterissä voidaan henkilötietoja säilyttää niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta, ellei säilytysajoista ole erikseen säädetty.
Henkilötietolain 9 §:n 2 momentin mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava tarpeettomaksi käyneiden yksittäisten henkilötietojen poistamisesta ja vanhentuneiden henkilötietojen korvaamisesta ajantasaisilla henkilötiedoilla sellaisissa henkilörekistereissä, jotka ovat edelleen tarpeellisia rekisterinpitäjän toiminnan kannalta.
Matkustajailmoituksen tietojen muokkaamisesta
Matkustajailmoituksen tietosisältö on määritelty. Valtion tarjoaman matkustajailmoituspohjan löydät täältä.
Siinä on kuitenkin useampi mutka matkassa.
Omien tietojen täyttäminen käsin alkaa hyydyttää viimeistään sesongin huippuna kun muutakin tekemistä olisi enemmän kuin riittämiin.
Visuaalinen ilmekin siinä takkuaa vaikkei olisikaan mikään Rembrant. Näin varsinkin, jos olet miettinyt ja toteuttanut yrityksellesi ja kenties mökillesikin logon ja muuta ulkonäköön liittyvää viimeistelyä ja huolittelua. Käsin hutaistut omat tiedotkaan eivät välttämättä miellytä silmää. Eivätkä ainakaan lisää toimintasi uskottavuutta.
Ja kolmanneksi, jos vieraasi ovat kertoneet kokoonpanostaan nimiä myöten tarkkaan etukäteen, heitä ei välttämättä kiinnostaisi hurjasti täyttää samoja tietoja taas uudelleen mökille jo päästyään. Entäpä jos tekisit heille palveluksen ja heidän tarvitsisi tuolloin vain allekirjoittaa matkustajailmoitus henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen?
Kaikki lakisääteiset velvollisuudet täyttävä, muokattava matkustajailmoitus
on olemassa <3 Sinulla on vaihtoehtona joko muokata Numbers – tai excel -muodossa olevaa valmista pohjaa haluamaksesi tai hyödyntää valmiita PDF -tiedostoja.
Näihin kaikkiin voit luonnollisesti lisätä mökkisi ja yrityksesi logot, yrityksesi tiedot etukäteen ja myös vieraittesi tiedot niiltä osin, kun ne on sinulle etukäteen ilmoitettu.
Täältä saat itsellesi esitäytetyn, muokattavan matkustajailmoituspohjan.
Saat vapaasti hyödynnettäväksesi matkustajailmoituspohjan, jossa on
- kaikki lakisääteiset tiedot
- esitäyttömahdollisuus yrityksesi ja omille tiedoillesi
- valmis sijoittelu kahdelle kuvalle tai logolle
- Numbers- ja excel-tiedostot
- Helppokäyttöiset PDF-tiedostot kolmella eri fontilla.
Kun muokkaat matkustajailmoituksen valmiiksi etukäteen,
• Vähennät omaa huoltasi ja helpotat omaa työtäsi.
• Lisäät omaa ja toimintasi uskottavuutta.
• Vahvistat omaa viestiäsi ja visuaalista tyyliäsi.
Löydät muokattavan matkustajailmoituspohjan täältä.
Valitsit toimia niin tai näin, varmista, että vieraasi täyttävät matkustajailmoituksen!
Tunnisteet:
#matkustajailmoitus #matkustajakortti #passengercard
Mitä ajatuksia sinulla heräsi luettuasi tämän kirjoituksen? Voit kertoa niistä vaikkapa kirjoituksen alla olevaan kommenttikenttään. Entä arveletko, että jonkun muunkin olisi syytä tietää matkustajailmoituksesta ainakin tämän kirjoituksen verran? Kiitos, että autat ja hyödynnät siinä tekstin jakomahdollisuutta!
7 vastausta artikkeliin “Matkustajailmoitus”