25.5. lähestyy, GDPR astuu pian voimaan. Hyödynnä ILMAINEN tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuoja on tärkeä osa laadukasta mökkivuokrausta ja asianmukaisesta tietosuojasta huolehtiminen lakisääteinen velvollisuutesi. Tietosuojalaki muuttuu. Uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018, jolloin siirtymäaika päättyy. Muuttunut laki koskee myös mökkivuokrausta, koska siinä käsitellään tavalla tai toisella henkilötietoja.


Tietosuojalain muutoksesta on tehty monella tapaa suuri mörkö, aivan suotta. Kun hoidat asiasi – ja vieraittesi asiat – hyvin, voit nukkua yösi rauhassa jatkossakin.

Henkilötietoja kerääntyy ja kannattaakin kerätä, myös mökkivuokrauksessa. Niiden hyödyntämisestä on erinomaista apua niin asiakaspalvelussa kuin markkinoinnissakin. Henkilörekisteristä, sen vaatimuksista ja hyödyntämisestä on kirjoitettu aiemminkin.

Tietosuoja-asetuksella toimintaan eettisyyttä

Käytännössä tietosuojalain muutoksessa parannetaan asiakkaan oikeus- ja yksityisyydenturvaa.

Tietosuoja-asetuksella halutaan kehittää markkinoinnin ja muun toiminnan eettisyyttä niin, että

  • säilytettävät tiedot on saatu asiakkaan hyväksynnällä
  • tietojen säilyttämiseen on hyvä, perusteltu syy
  • tietoja ei jaeta muiden käyttöön
  • tiedot säilytetään riittävästi suojattuina
  • omat tiedot saa pyynnöstä nähtäväksi ja poistettua.

Miten toimia?

  1. Hyödynnä vain vieraittesi ja potentiaalisten vieraittesi sinulle tietoisesti luovuttamiaan tietoja.
  2. Kerro, mitä tietoja keräät. Varmista, ettet kerää mitään tarpeetonta.
  3. Kerro, miten olet saanut tiedot.
  4. Kerro, ettet luovuta tietoja muille (laki määrää, ettei niitä saa luovuttaa EU:n ulkopuolelle).
  5. Varmista tietojen asianmukainen suojaus ja se, ettei kukaan ulkopuolinen pääse tarkastelemaan tietoja.
  6. Määritä rekisterin vastuuhenkilö ja kerro, miten hänet saa kiinni.
  7. Kerro, miten omat tietonsa saa tarkasteltavaksi ja poistetuiksi. Tee siitä helppoa.
  8. Pidä rekisteri ajan tasalla niin, ettei siellä ole tietoja henkilöistä, jotka eivät enää ole mukana toiminnassa.
  9. Jos käytät esimerkiksi Google Analyticsiä tai Facebook pikseleitä, kerro käyttäjäseurannasta ja evästeistä.
  10. Kerro ainakin yleisellä tasolla, miten tietoturva on toteutettu.

Matkustajailmoituksen tiedoista

Joka vierailusta kuuluu lakisääteisesti täyttää matkustajailmoitus. Matkustajailmoituksen täyttäjä merkitsee, saako tietoja käyttää markkinointiin vai ei. Toimi tämän merkinnän mukaan. Jos hän ei anna suostumustaan markkinointiin, älä vie tietoja markkinointilistallesi.

Matkustajailmoitukset muodostavat matkustajarekisterin. Niitä osaltaan  säätelee laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta. Matkustajailmoituksista ja matkustajarekisteristä on oma osionsa Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaselosteessa.

Muista papereista ja sopimuksista

Tietosuoja-asetus koskee sekä luonnollisia henkilöitä että yrityksiä ja julkista sektoria eli kaikkia, jotka keräävät tai joille esimerkiksi sopimustietoina kertyy henkilötietoja säilytettäväksi ja käytettäväksi.

Henkilötiedon käsite on laaja – henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista voi suoraan tai epäsuorasti johtaa tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö. Esimerkiksi vuokrasopimuksiin (yksi vuokrasopimus ei tietysti vielä ole henkilörekisteri) liittyvät henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, vaikka tietoja ei sopimuksista poimittaisi/siirrettäisi erilliseksi henkilörekisteriksi.

Eli tietosuoja-asetus koskee myös muun muassa luonnollisten henkilöiden mökkivuokrasopimusmappia.

– Asianajaja Juhani Tukia, Asianajotoimisto Lindblad & Co

Huomioi siis KAIKKIEN MAHDOLLISTEN papereiden ja sopimusten osalta tietosuojalain vaateet.

Muista dokumentoida myös, miten tietoturva on toteutettu.


Klikkaa ja ota käyttöösi ILMAINEN

Mökkivuokraajan Rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Seloste on luotu ja hiottu tietosuojavaltuutetun kanssa käytyjen keskustelujen ja Asianajotoimisto Lindblad & Co:n edustajan kommenttien perusteella.

Vaikka seloste on kirjoitettu erityisesti mökkivuokrauksen tarpeisiin, voi sitä soveltaen käyttää myös muilla toimialoilla.

Mökkivuokraajan tietosuoja- ja rekisteriseloste
Hyödynnä tarkistettu Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisteri- ja tietosuojaselosteen avulla pystyt todistamaan, että hoidat asiasi, myös lakisääteiset velvollisuutesi, hyvin.

Huolehdi siis, että sinulla on ennen pakollista määräaikaa ajoissa käytössä asianmukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tilaa tarvittaessa mökkivuokraukseen hyödynnettävä pohja täältä. Saat sen ilmaiseksi.


Mitä ajatuksia sinulla heräsi tämän kirjoituksen myötä? Olisi hienoa, jos kertoisit terveisesi alla olevissa kommenteissa. Vinkkaathan myös tästä ILMAISESTA Mökkivuokraajan rekisteri- ja tietosuojaselosteesta muillekin, jotka sitä arviosi mukaan tarvitsevat!

Facebook Comments

Vastaa