Onko fiksua tapaa luovuttaa avainta vuokraajalle? Entä palautus?
– Carola, Mökkivuokraajan käsikirjan viikkokirjeen lukija
Kiitos kysymyksestäsi, Carola. Kysymyksesi koskettaa jokaista vuokranantajaa, niin mökkivuokraajaa kuin muitakin.
Huolehdi turvallisuudesta avainten kanssa
Kiinteistössä on yleensä vähintään yksi lukko, johon tarvitaan avain. Avaimia voidaan kuitenkin tarvita melkoinen nippu: tontille johtavan tien porttiin, piharakennuksiin, mökin vuokraan kuuluvaan veneeseen… Huolehdi, että sinulla on itselläsi vara-avain näistä jokaiseen. Säilytä niitä muualla kuin kiinteistössä, hyvässä turvassa mutta helposti saatavilla. Nimetysti ja ainakin sinun itsesi tunnistettavissa.
Kiinteistön muille avaimille kannattaa olla sisällä jokin säilytyspaikka, esimerkiksi avainkaappi, jossa on nimetyt koukut jokaiselle eri avaimelle, ja avaimissa itsessään selkeät merkinnät, minkä lukon mikäkin avaa. Näin niiden käyttö on sujuvaa ja on helppoa tarkistaa, että kaikki avaimet ovat tallessa.
Älä säilytä vara-avainta ”jemmassa”! Ei kukkaruukussa, ovimaton alla tai edes siellä hyvässä piilossa. Iso osa murroista toteutetaan näiden vara-avainten avulla.
Pidempiaikaisessa vuokrauksessa vuokrasopimuksessa on syytä olla maininta, kuinka monta avainta luovutetaan vieraan käyttöön. Vieras sopimuksen allekirjoittaessaan vahvistaa saaneensa sopimuksessa mainitun määrän kohteen avaimia käyttöönsä ja myös sitoutuu palauttamaan samaiset avaimet.
Lyhytaikaisessa majoituksessa ei yleensä täytetä varsinaista vuokrasopimusta, mutta vierailun pääkohdat syytä silti vahvistaa. Tässä voit käyttää esimerkiksi sähköpostia tai vaikkapa Airbnb:n viestejä. Näin molemmille osapuolille jää mustaa valkoisella siitä, mitä on sovittu. Sähköpostit tai viestit kannattaa koota jo valmiiksi ja tallentaa viestipohjiksi tai rakentaa sähköpostiautomaatioihin, että muistat kertoa kaiken tarvittavan.
Avainten luovutus henkilökohtaisesti
Varsinaiset mökin tai muun kohteen avaimet olisi hyvä lähtökohtaisesti luovuttaa henkilökohtaisesti. Omistajalta tai majoittajalta vieraalle.
Tällöin avainten luovutus on luontevaa toteuttaa vaikkapa samalla kun vieras täyttää matkustajailmoitusta. Samalla voit esitellä Talomapin sisällön ja varmistaa että vieras osaa ja tietää kaikki tarvittavat asiat kohteestasi. Mahdolliset muut avaimet ja niiden säilytyspaikat voit näyttää samalla kun esittelet muutenkin kohdetta vieraallesi.
Ellet pääse itse paikalle, sinulla olisi hyvä olla joku luottohenkilö, joka varmistaa mökkisi kunnon olevan priimaa ja valmis mukavaan vierailuun. Joku, joka tuntee mökkisi, huolehtii että kaikki on kunnossa ja toivottaa vieraat tervetulleeksi. Hän myös vastaa henkilöllisyyden tarkistamisesta matkustajailmoituksen täyttämisen yhteydessä. Ja luovuttaa sovitun määrän mökin avaimia vieraiden käyttöön.
Henkilökohtainen vieraiden vastaanottaminen sitouttaa vieraita aivan eri tavalla. Kun kohteella on kasvot, vieraat käyttäytyvät lähtökohtaisesti siivommin, kaikenlaisia hankaluuksia rikkoutuneista tai kadonneista tavaroista epäsiistiksi jääneeseen kohteeseen asti tulee paljon vähemmän.
Henkilökohtainen vastaanotto, mökistä ja sen erityispiirteistä kertominen, yksityiskohtien varmistus ja muistutus omasta tuesta tarvittaessa vierailun aikana tekevät vuokra-ajasta vierailun. Ei ystävänkään kotia kohdella kaltoin, päinvastoin. Ole vieraidesi ystävä ja he ovat sinun ja mökkisi ystäviä.
Koska kun kohteesi ei ole vain majoituskohde, vaan jonkun oma koti tai mökki, jota aidosti arvostetaan ja josta välitetään, ja tämä tunne uskalletaan näyttää myös vieraille, tunne tarttuu. Kun majoittajasta ja kohteesta välitetään, siellä ollaan kaiken kaikkiaan paljon asiallisemmin.
Avainkaapin käyttö sopii tiettyihin tilanteisiin
Kuten harva asia oikeassa elämässä, myöskään avainten luovutus ei ole mustavalkoinen tee näin – älä tee näin -kokonaisuus. On tilanteita, joissa vieraiden pääsy kohteeseen on hyvä järjestää avainkaapin avulla.
Esimerkiksi tietyllä koodilla aukeavat, yleensä ulkokäyttöön tarkoitetut avainkaapit ovat näppäriä vaihtoehtoja – tietyissä tilanteissa.
On merkittävästi todennäköisempää, että mökkiisi kohdistuu ilkivaltaa tai ainakin välinpitämättömyyttä, jos tervetulleeksi on toivottamassa vain pömpeli. Jos sinä et viitsi nähdä vaivaa vieraittesi eteen edes henkilökohtaisen näyttäytymisen verran, miksi he näkisivät vaivaa sinun mökistäsi huolehtimiseen?
Siksi erityisesti vain avainkaappia käyttäessäsi sinun tulee varmistaa, että muu viestintä vieraiden kanssa on erinomaista. Panosta siihen, että vastaat nopeasti, rakentavasti ja hyvässä asiakaspalveluhengessä.
Hyödynnä etukäteen kirjoittamiasi sähköposteja ja tee niistä automaatioita, tai tallenna esimerkiksi Airbnb:n viestipohjat eri tilanteisiin.
Huomioi, että jos käytät Airbnb:n itsepalvelusisäänkirjautumistapaa (vieraan resursseissa), vieras saa avainkoodin heti varauksen vahvistamisen jälkeen. Varauksen vahvistamisen ja varsinaisen vierailun alkamisen välillä voi kuitenkin kulua tovi jos toinenkin. Ja koodi olisi hyvä vaihtaa jokaisen vieraan jälkeen, ihan jo turvallisuussyistä. Hankaloitat siis omaa työtäsi ja vieraiden avainkoodin muistamista, jos laitat avainkoodin vieraille tiedoksi jo tässä vaiheessa.
Itsepalvelusisäänkirjautumistietoihin kannattaakin laittaa maininta, että
avainkoodin saa viestillä muutama päivä ennen vierailun alkamista.
Koska joka tapauksessa sinun kannattaa olla yhteydessä vieraisiin tällöin, muistuttaaksesi vierailusta, varmistaaksesi vielä vierailun yksityiskohdista ja vieraiden toiveista sekä ylipäänsä toivottaaksesi heidät tervetulleeksi, voit samalla kertoa avainkoodin juuri näille vieraille.
Saadaksesi kohteesi näkyviin Airbnb:n työmatkakokoelmaan sinulla nimenomaisesti tulee olla (vähintään) itsepalvelusisäänkirjautuminen vaihtoehtona. (Ja kyllähän itsepalvelusisäänkirjautumisissakin on yhtenä optiona henkilökohtainen vastaanotto 24/7.)
Avainten luovutus vierailun päättyessä
Vierailun päättyessä muut mahdollisesti kiinteistöön kuuluvat avaimet tulee palauttaa omille paikoilleen. Mikäli pääset paikalle itse vieraiden lähtiessä, erinomaista. Tällöin he voivat luovuttaa avaimet suoraan sinulle ja kertoa kasvotusten vierailun tunnelmistaan.
Lähdön hetkellä läsnäolo ei kuitenkaan ole aivan niin kriittistä kuin saapumisessa. (On kuitenkin tärkeää mahdollisimman pian tehdä mökin lopputarkastus ja kerätä asiakaspalautetta vierailukokemuksesta.)
Jos mökin oven saa lukkoon ilman avainta, avaimen voi ohjeistaa jättämään samaan avainkaappiin muiden avainten kanssa tai muuhun, sovittuun paikkaan. Jos et itse pääse pian paikalle, sovi avaimen jättöpaikaksi jokin sellainen, mikä ei näy ulkopuolisille silmille ikkunoista kurkistaessa.
Jos käytät ulkoista avainkaappia, palauttamaan avaimen sinne. Jos sinulla on koodirullattava versio, muistuta vielä, että he rullaavat jonkin muun kuin koodin avainkaapin lukkoon suljettuaan sen.
Pyydä vieraita varmistamaan lähtiessään, että ovi on lukossa.
Jos mökkisi ovi menee ulkopuolelta lukkoon vain avaimen avulla, sinulla tarvitsee olla ulkopuolella jokin turvallinen säilytyspaikka, jonne vieras voi jättää avaimen oven lukittuaan. Mikäli mökin ovessa on postiluukku, voi avaimen tiputtaa siitä takaisin mökkiin. Jos taas vaikkapa postilaatikko on lukollinen, on se hyvä palautuspaikka avaimille.
Mieti juuri sinun mökilläsi jokin hyvä, turvallinen paikka, jonne vieras voi laittaa avaimen talteen siksi aikaa, kunnes pääset tekemään lopputarkastuksen ja ottamaan avaimen seuraavia vieraita varten.
Kiitos vielä kysymyksestäsi, Carola. Toivottavasti tämä vastasi siihen.
Haluatko oppia Supermajoittajaksi – tehokkaasti?
Parhaat ohjeet, miten toimia ennen vierailua, vierailun aikana ja vierailun jälkeen. Toimit sitten Airbnb:ssä tai muissa markkinointikanavissa, omien nettisivujen avulla tai pelkän puskaradion voimin, Supermajoittajan käsikirja auttaa sinua kasvamaan asiakaspalvelun taituriksi.
Mitä ajatuksia ja tunteita kirjoitus sinussa herätti? Olisi mahtavaa, jos kertoisit niistä, vaikkapa alla olevissa kommenttikentissä! Entä arveletko, että kirjoituksesta olisi apua tai hyötyä jollekin toiselle(kin)? Välitä välittämällä.
